"Глеб Архангельский. Хронометраж: система персонального управленческого учета" - читать интересную книгу автора

задача - просто увидеть, на что тратится время, и научиться чувствовать
эффективность происходящего.
Порядок фиксации расходов времени. Записывать дела и их длительности
лучше всего при каждом переключении внимания. Через несколько дней, по мере
выработки внимания к времени, вам будет достаточно записывать его расходы
раз в 30-60 минут по памяти. К более низкой частоте записи стоит переходить
только по прошествии нескольких недель, иначе вы рискуете потерять те
крупицы времени, которые хорошо видны вблизи, но плохо - издали.
Отметим распространенную ошибку - попытку компьютеризировать этот этап
работы. Как правило использование специальных программ для учета времени
только осложняет процесс учета времени. Но самое главное - эти программы
накрепко привязывают вас к компьютеру. Даже если это карманный компьютер,
заглядывать в него каждые 30-40 минут значительно менее удобно, чем в
простой блокнотик. В результате значительная часть записей делается по
памяти, не по "свежим следам" событий, а это существенно снижает
результативность хронометража.
Оптимальная точность учета - 5, максимум 10 минут. Таким образом,
должны фиксироваться все виды активностей, длительность которых превышает
2-3 минуты. Например, взгляд в окно, длившийся 30-40 секунд, фиксировать нет
смысла. А вот разговор с коллегой, отвлекшим по мелкому вопросу на 3-4
минуты, фиксировать нужно, так как именно здесь находятся залежи полезного
времени, рассыпанного мелкими крупицами.
Формы учета личного времени. Первый и самый простой способ учета -
фиксация начала и окончания любого дела. Например:
Достаточно быстро вырабатывается собственная система сокращений,
наиболее удобные формы табличек, и т. п. Если вы предпочитаете не цифры, а
рисунки, можно сделать изображающую день табличку и закрашивать в ней нужное
количество квадратиков. Здесь не должно быть пределов вашему творчеству и
изобретательности. Главное, чтобы способы оформления хронометража помогали
вам достигать его основной цели - выработки внимания к времени.
Второй, несколько более сложный способ учета - фиксация времени начала
дела и его продолжительности. К нему стоит переходить, когда выработалась
устойчивая привычка записывать все расходы времени в течение дня. Пример
такого учета:
Такой способ учета помогает отследить сопутствующие непродуктивные
расходы времени, например мелкие передвижения, поиск нужных документов, итп.
Сумму длительностей всех полезных работ А.А.Любищев называл "время нетто", а
длительность всего периода учета - "время брутто", по аналогии с массой
предмета без упаковки и в упаковке. Разность этих двух величин дает первый
показатель качества - количество "отходов времени" за день. Отношение
времени "нетто" к времени "брутто" дает второй показатель - своеобразный
"коэффициент полезного действия", полезного использования времени.
Типичные затруднения на начальном этапе хронометража. Наиболее сильное
препятствие хронометражу - динамичность работы менеджера, перенасыщенность
информацией, контактами, делами. Естественная первая реакция менеджера на
предложение провести хронометраж: "В течение рабочего дня мне на это
отвлекаться совершенно невозможно, я для этого слишком занят".
На первый взгляд это кажется справедливым. На самом же деле на запись
своих дел и их длительностей требуется в совокупности не более 10-15 минут в
день. Проблема заключается в том, чтобы помнить о необходимости вести