"Советы опытных менеджеров молодому карьеристу" - читать интересную книгу автора (Кузьмина Татьяна)

Совещания и переговоры

Любые совещания и различного рода переговоры в деловой среде также являются хорошей возможностью заявить о себе и раскрыть свои профессиональные таланты. Соблюдение деловой этики общения, грамотное начало и завершение профессионального взаимодействия, Ваше умение слушать – важные составляющие успешной самопрезентации во время совещаний и переговоров.

Деловой этикет – это устоявшиеся правила и нормы поведения в служебных отношениях. В карьере любого специалиста он служит моральным принципом, которым всегда необходимо руководствоваться. Начнем с правил приветствия, существующих в деловой этике. В каждой организации могут существовать свои особые ритуалы приветствия коллег, но все они базируются на уважении и согласованы с культурой деловой речи. Входя в рабочий кабинет или другое служебное помещение, приветствуйте всех находящихся там людей. Подчиненный с руководителем здоровается первым, а подает руку для пожатия первым – начальник. Не стоит обмениваться рукопожатием через какую-либо преграду (порог, стол, стул). Обращаться к коллегам и руководителям нужно в официальной форме, используя, как принятое обращение, так и указание на должность или фамилию сотрудника. Обращение к коллегам по имени, отчеству подчеркивает Ваше уважительное отношение к человеку, указывает на авторитет в коллективе. К тем коллегам, с кем у Вас сложились не только официальные отношения, обращайтесь по имени.

Даже если Вы обращаетесь с короткой просьбой или незначительным сообщением, лучше назовите сотрудника по имени. Это оказывает положительный психологический эффект и формирует уважительное отношение к Вам. Не произносите имя пренебрежительно или грубо, имя – это «Я» человека, поэтому это будет приравниваться к оскорблению. Рекомендуется обращаться к каждому сотруднику на «Вы», даже если он младше Вас по возрасту и ниже по статусу. Это повысит Ваш авторитет и обезопасит от нарушения коллегами субординации, не допустит развития панибратства.

На любом деловом совещании и при переговорах пригодиться умение слушать. Техника активного слушания позволяет демонстрировать свое участие в обсуждаемом вопросе, даже когда Вы молчите. На деловых совещаниях обсуждается, как правило, большой круг вопросов, иногда Вам не предоставляется слово, но это не должно означать для Вас, что вы не можете показать себя в профессионально выгодном свете.

Вот некоторые советы, которые помогут вам успешно проявить себя:

Активно используйте язык жестов. Не засыпайте в предоставленном кресле, думая, что совещание – это повод отдохнуть. Совещание – это еще один шанс показать свой профессионализм и добиться успеха! Кивайте головой, если Вы согласны. Смотрите на говорящего сотрудника и мимикой реагируйте на его высказывания, демонстрируя понимание предмета разговора. Ваша поза должна подчеркивать Вашу готовность выразить свое мнение в любой момент.

Воспользуйтесь временем для задавания вопросов. Если руководитель или другой коллега спрашивает после обсуждения какой-либо проблемы: «Есть ли у Вас вопросы?», аудитория, как показывает практика, вопросов не имеет, да и атмосфера такая возникает, как будто все до этого вопроса спали, а теперь вдруг проснулись. Обязательно задайте хотя бы один вопрос, но не с целью потянуть время, а для прояснения вашего понимания. В любом даже хорошо обсужденном вопросе всегда остается что-то недосказанным или забытым. Уточните любой неясный Вам пункт, это покажет Вашу заинтересованность.

Переформулируйте важные моменты обсуждения. Участвуя в обсуждении, можно не только соглашаться или противостоять высказываемому мнению. Нужно вновь демонстрировать Ваше уважение и грамотное владение собой и своим поведением. Перед тем, как высказать свою точку зрения на предмет разговора переформулируйте (выскажите своими словами) мысль вашего коллеги, уточняя, правильно ли Вы его поняли. Так коллега поймет, что был услышан и значит, будет готов выслушать Вас.

Подведите итог совещания. Не всегда на практике существует традиция краткого подведения итогов в конце совещания. Это связано с тем, что к концу уже не остается времени или заметна усталость аудитории, или слишком большим количеством обсужденных вопросов, поэтому итог подвести бывает очень сложно. Нарушьте эту традицию, она не приведет Вас к успеху. Постарайтесь сказать в итоге о самых ярких решенных вопросах и выводах, сделанных в результате. Или охарактеризуйте совещание в целом, насколько оно было результативным, сложным или рядовым в сравнении с прошлыми. Другим вариантом может быть высказывание о способностях коллег, которые они проявили на совещании. Не бойтесь похвалить кого-то. Сделайте завершение совещания положительным моментом, это вернет потраченные силы и разрядит напряженную атмосферу. Например, вспомните незначительное смешное событие совещания или пошутите (предложите в следующий раз запастись провизией и представить, что совещание проходит на космическом корабле).

В активном слушании могут помешать существующие фильтры восприятия. Фильтры восприятия – это наши индивидуальные и социальные установки поведения и способа понимания. Воспринимая информацию, мы понимаем ее с позиции наших убеждений и нашего накопленного опыта. Иногда это может мешать нам максимально точно и правильно понять собеседника, поэтому это превращается в барьеры общения. Существуют различные барьеры или уровни восприятия.

Восприятие информации и барьеры

Во многих организациях совещания превращаются в ритуальные действия. Все действуют по запланированной и привычной всем схеме, строят свое поведение согласно отведенным ролям и не смеют менять ход событий. Например, ежедневные или еженедельные планерки. Вспомните, ведь каждый коллега занимает уже привычное для него место, никто на его стул и не будет претендовать, даже если коллега на какой-то планерке отсутствует. Кто первый здоровается, и каким образом. Кто приходит последним. Все действия становятся традиционными и превращаются в увлекательный и привычный ритуал.

Важным в совещании и успешной самопрезентации на нем являются Ваши ответы на заданные Вам вопросы и Ваш доклад. Как сделать Ваш доклад успешным мы уже обсуждали, а вот, как грамотно и эффектно ответить на вопросы аудитории? Это очень просто, если заранее подготовиться к ним. Готовя презентацию, Вы легко можете предположить, какие аспекты могут вызвать вопросы у слушателей. Вы даже можете намеренно о чем-то умолчать, чтобы дать шанс аудитории задать нужный Вам вопрос.

Подготовьте заранее список всех возможных, на ваш взгляд, вопросов и ответьте на них. Это своеобразное домашнее задание поможет Вам успешно справиться с неожиданными на взгляд слушателей вопросами.

В связи с усовершенствованием возможностей общения и каналов передачи информации, в практику организаций все более внедряется телефонное общение. Вспомните, как часто Вам приходиться прикладывать телефонную трубку к уху или пользоваться громкой связью. Любые справочные вопросы, налаживание новых контактов, телефонные обращения клиентов или бизнес-партнеров – все это неотъемлемая составляющая современных организаций.

Не забывайте, что Ваши служебные телефонные разговоры являются не менее важными переговорами в Вашей профессиональной деятельности, чем любые другие встречи.

Ваша презентация по телефону – еще один пункт в успешной карьере. В телефонных переговорах наиболее значима Ваша речь, какие слова и как Вы их говорите, влияют на эффективность переговоров по телефону. Советы, которые помогут Вам подбирать верные и убедительные слова при телефонных и других деловых переговорах:

1) следите за правильным произношением слов;

2) избавляйтесь от лишних слов и от слов-паразитов в вашей речи;

3) употребляйте слова исходя из культуры речи вашего собеседника, устраняя не понимание;

4) помните о приветствиях и завершении разговора по телефону;

5) старайтесь говорить лаконичней, передавайте коротко и точно Вашу мысль. Лишние обороты только утомят Вашего собеседника и убьют значимое для Вас время;

6) будьте всегда любезны и доброжелательны. Это является залогом продолжения деловых отношений в будущем, даже если в настоящем Ваши переговоры оказались не так полезны и актуальны.

Таблица 15. «Ваша успешность на совещаниях и переговорах»