"Деловая переписка: учебное пособие" - читать интересную книгу автора2. Реквизиты международного письмаПисьма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты: 1) сведения об отправителе (Issuer Field) – наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т. д.; 2) ссылки на индексы отправителя (Reference Line); 3) дату (date); 4) «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес; 5) указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line); 6) вступительное обращение (Salution); 7) заголовок к тексту (Subject Line); 8) основной текст письма (Body of the Letter); 9) заключительная формула вежливости (Complementary close); 10) подпись (Signature); 11) указание на приложение (Enclosure); 12) указание на рассылку копий данного документа (CCNotation). • • Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2000. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы. Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны. Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма. В стандарте ИСО 11180: 1193 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения. Для написания полного почтового адреса 1) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица). 2) имя (имена), фамилия, приставка к имени: • имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье • фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи • приставка к имени, 3) занятие, функция, по адресу (через): • определенное занятие • по адресу (через) – указывается связь с другим лицом или учреждением 4) пункт доставки: • вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т. д.); • название улицы • идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры • название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т. д.; • название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмен, Сохо); • почтовый ящик и номер (для обладателя ящика); • общая доставка; 5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку: • почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы • номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения • название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения 6) название территории или провинции т/или название страны: • название региона, графства, района, кантона и т. д. • название страны назначения Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц: Mr. Walter EGGERS 3040 Idaho Ave NW Apt #621 WASHINGTON D.C. 20016 USA Mr. Costas MAVRIKIS 81 Pine Brook Dr LARCHMONT N.Y. 10538 USA MR. Adam SIMPERINGHAM 37 Franklin Road Freemans Bay AUCKLAND NEW ZEALSND Mr. Erin SIMPERINGHAM 127 Salisbury Road CAMPERDOWS NSW 2050 AUSTRALIA Для написания полного почтового адреса 1) название организации 2) указание на род деятельности или изделия 3) название отдела или подразделения организации 4) пункт доставки; 5) почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку; 6) название территории или провинции и/или название страны. Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица. Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, затем почтовый адрес. Continental Supply Company 3 12 Sixth Avenue New York, N.Y. 11011 USA Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже – название фирмы, затем – почтовый адрес. Mr. G. H. Black, Chairman, A. Smith and Ch., Ltd. London SWL 75 C England Если адресат – мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mr. – от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии. E. F. White, Esq. Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Mr. Harold Brown Mr. A. White Если адресат – женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. – от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем. Mrs. Rosalinda Jones Miss G. Black Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней. Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. E. F. Jons, DM (Doctor of Medicine – доктор медицинских наук) A. B. Smith, M.P. (Member of Parliament – член парламента) G. H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order – кавалер ордена Королевы Виктории). Когда фамилия лица, занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом: Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman – председатель, President – президент, председатель, Managing Director – директор-распорядитель, Secretary – секретарь, Chief Accountant – главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т. д.). Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются следующим образом: Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется. При написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. «Индастриал Хаус» 34–41 Крейг роуд Болтон БЛ4 8ТФ ВЕЛИКОБРИТАНИЯ Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство. Приведем примеры написания адресов юридическим лицам: American National Standards Institute 11 West 42nd Street 13th floor NEW YORK, N.Y/ 10036 USA City Bankers Association Mr. Ian SCORER 12 Bolingbroke Grove LONDON GREAT BRITAN SW 11 6ER Attention: Mr. P. Cooper Attention of: P. Cooper For the Attention of Mr. P. Cooper Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Attention of the Sales Manager Attention – Sales Department • «Уважаемые господа» – к организации в целом: Dear Sirs Gentlemen (вСША) • «Уважаемый господин» – к мужчине, если неизвестно его имя: Dear Sir • «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam • «Уважаемый г-н Смит» – к мужчине: Dear Mr. Smith • «Уважаемая г-жа Смит» – к замужней женщине: Dear Mrs. Smith • «Уважаемая г-жа Смит» – к незамужней женщине: Dear Miss Smith • «Уважаемая г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно ее семейное положение: Dear Ms. Smith • «Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу: Dear John Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются. После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США). В первой части могут использоваться следующие фразы: … Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о … (… We are writing to inquire about…); Мы пишем в связи с … (We are writing in connection on with …); Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать … (We are interested in … and we would like to know …) и т. п. Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами: Мы хотим сообщить … (We would advise …); С удовольствием сообщаю, что … (It is my pleasure …); Имеем честь сообщить Вам, что … (We bed to inform you that …) и т. п. Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами: Сообщите, пожалуйста, … (Could you please tell me …); Пожалуйста, сообщите … (Please let me know if …); Я был бы рад узнать … (I should be glad to know if …) и т. п. Письмо-ответ может начинаться с таких фраз: Благодарю Вас за письмо от (дата) … (Thank you for your letter of (date) …); Мы получили Ваше письмо (дата) … (We have received your letter of (date) …) и т. п. В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания: Очень любезно с Вашей стороны … (It is very kind of you to …); Пишу, чтобы поблагодарить Вас за … (I am writing to thank you very much indeed for …); Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас … (May I take this opportunity of thanking you for …); Благодарим за Ваш большой вклад в … (Thank you for contributing so much to …); Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь … (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help …) и т. п. Извинения могут начинаться такими словами: Мы должны извиниться за … (We must apologise for …); Мы извиняемся за … (We apologise for …); Мы очень огорчены из-за того, что … (We are extremely sorry for …); Хочу принести свои самые искренние извинения за … (I wish to offer me sincere apologies for …) и т. п. После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы: Буду ждать Ваш ответ … (I look forward to receiving your soon reply …); С нетерпением жду ответа … (Looking forward to hearing from you …) и т. п. В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации: Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you); Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information) и т. п. Yours faithfully Yours truly Yours very truly Faithfully yours Truly yours Best wishes Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания». В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие: Dear Sirs/Sir/Madam Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith Dear John Yours faithfully Yours sincerely Best wishes В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций. Yours sincerely Mr. S Basuki Manager Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. For a.Smith and Co., Ltd D. Whith Export Department Перед подписью может стоять отметка «р.р.» – «за», «от имени», или «Per pro» – «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей. 2 Enclosures Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Enc. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения. c. c. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»). Постскриптум За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись. Оформление второго и последующих листов письма В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма Continuation Sheet No … Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата. Mills and Green Continuation Sheet No Messrs. A.Smith and Co., Ltd 12th May 1999 Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: «Continued» – или сокращенное: Cont'd (Countd), что значит «имеется продолжение». |
||
|